Comprendre la gestion des participants dans les projets financés par le FSE+

Le FSE + est un programme européen pour promouvoir l’emploi, la formation tout au long de la vie et l’inclusion sociale. L’Union européenne et la France se sont engagées à évaluer l’efficacité des actions financées par les crédits européens.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des données des participants dans les projets FSE+.

DEFINITION D’UN PARTICIPANT

Pour la Commission européenne, un participant est une personne bénéficiant directement d’une intervention financée par le FSE ou le FTJ. Pour être considérée comme un participant, cette personne doit être identifiable, et des données personnelles peuvent être collectées.

– Les personnes qui bénéficient de FSE + ou du FTJ de manière indirecte ne sont pas des participants. Ainsi, des dépenses d’ingénierie de formation ne bénéficient que de manière indirecte aux personnes formées.
– Les actions de sensibilisation qui n’identifient pas spécifiquement des personnes, même si des feuilles d’émargement justifient l’opération, ou un accompagnement sous forme de guichet, sans rendez-vous et sans traçabilité des personnes accueillies et conseillées, ne donnent pas lieu à un enregistrement de participants.

LES CRITERES POUR QUALIFIER UN PARTICIPANT

Il est essentiel de distinguer les bénéficiaires directs des bénéficiaires indirects. Seules les personnes identifiables, pour lesquelles des données personnelles peuvent être collectées, et qui bénéficient directement de l’action financée, sont considérées comme des participants. En revanche, les bénéficiaires indirects, comme ceux qui participent à des actions collectives de sensibilisation ou d’information sans interaction individuelle, ne sont pas considérés comme participants. Ces actions ne nécessitent donc pas de suivi des participants.

UN PARTICIPANT = UNE OPERATION

Une règle fondamentale à suivre : un participant n’est comptabilisé qu’une seule fois par opération, même s’il rejoint ou quitte l’action à plusieurs reprises. En effet, l’enregistrement d’un participant se fait lors de son entrée dans la première action du projet, et sa sortie sera enregistrée lors de la dernière action. Si un participant réintègre le projet après l’avoir quitté, seules ses données de sortie doivent être mises à jour, mais son entrée dans l’opération ne changera pas.

TEMPORALITE DE LA COLLECTE ET DE LA SAISIE

La collecte et la saisie des données des participants se font à des moments précis de leur parcours dans l’opération. Voici les grandes étapes :

• À l’entrée dans l’action : Dès qu’un participant rejoint une opération, ses données doivent être saisies dans le système « Ma démarche FSE », au plus tôt après la notification de recevabilité du dossier. Dans tous les cas elles doivent être saisies au démarrage de l’opération, une saisie régulière est ensuite recommandée : au fil de l’eau en cas de saisie directe sur l’applicatif MDFSE+ et a minima de manière trimestrielle si elle est opérée par import Excel.
Les données doivent impérativement être saisies avant le bilan final.

• À la sortie de l’action : Lorsque le participant quitte l’opération, il est nécessaire de saisir sa situation à la sortie, en incluant la date de sortie et les résultats obtenus. La saisie des données doit se faire en temps réel, mais au plus tard lors du bilan final de l’opération.
En cas de retard dans la saisie des données, des corrections forfaitaires peuvent être appliquées, conformément à la convention du programme.

LE SUIVI A L’ECHELLE DE L’OPERATION

Lorsque plusieurs actions composent une même opération, il convient de suivre les participants à l’échelle de l’opération dans son ensemble. L’entrée du participant dans la première action est considérée comme son entrée dans l’opération. De même, la sortie se fait à la dernière action de l’opération.

QUESTIONNAIRE PARTICIPANT FSE+

Questionnaire élaboré par le Ministère du Travail et de l’Emploi, pour recueillir des données à l’entrée des participants dans une opération cofinancée par le programme national Fonds social européen Plus

Les bénéficiaires qui choisissent d’utiliser le questionnaire papier pour la collecte des informations à l’entrée doivent saisir dès que possible ces informations dans « Ma démarche FSE+ ». Dans l’attente de leur saisie, les bénéficiaires doivent conserver les questionnaires dans un endroit sécurisé, coffre ou armoire sécurisée, pour assurer la confidentialité et la protection de la vie privée des participants, et cela jusqu’à leur destruction. Les questionnaires ne doivent pas être adressés à l’autorité de gestion ni aux organismes intermédiaires ni aux D(R)EETS.

* Les données enregistrées dans le système d’information « Ma démarche FSE + » seront conservés conformément aux obligations de contrôle et de conservation des données imposées par les règlements européens.