Comprendre la gestion des participants dans les projets financés par le FSE+

Le FSE + est un programme européen pour promouvoir l’emploi, la formation tout au long de la vie et l’inclusion sociale. L’Union européenne et la France se sont engagées à évaluer l’efficacité des actions financées par les crédits européens.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des données des participants dans les projets FSE+.

DEFINITION D’UN PARTICIPANT

Pour la Commission européenne, un participant est une personne bénéficiant directement d’une intervention financée par le FSE ou le FTJ. Pour être considérée comme un participant, cette personne doit être identifiable, et des données personnelles peuvent être collectées.

A noter, si une personne est bien identifiable et bénéficie directement du FSE mais que l’opération n’a duré qu’une journée ou moins, alors elle n’est pas considérée comme un participant.

LES CRITERES POUR QUALIFIER UN PARTICIPANT

Il est essentiel de distinguer les bénéficiaires directs des bénéficiaires indirects. Seules les personnes identifiables, pour lesquelles des données personnelles peuvent être collectées, et qui bénéficient directement de l’action financée, sont considérées comme des participants. En revanche, les bénéficiaires indirects, comme ceux qui participent à des actions collectives de sensibilisation ou d’information sans interaction individuelle, ne sont pas considérés comme participants. Ces actions ne nécessitent donc pas de suivi des participants.

UN PARTICIPANT = UNE OPERATION

Une règle fondamentale à suivre : un participant n’est comptabilisé qu’une seule fois par opération, même s’il rejoint ou quitte l’action à plusieurs reprises. En effet, l’enregistrement d’un participant se fait lors de son entrée dans la première action du projet, et sa sortie sera enregistrée lors de la dernière action. Si un participant réintègre le projet après l’avoir quitté, seules ses données de sortie doivent être mises à jour, mais son entrée dans l’opération ne changera pas.

TEMPORALITE DE LA COLLECTE ET DE LA SAISIE

La collecte et la saisie des données des participants se font à des moments précis de leur parcours dans l’opération. Voici les grandes étapes :

• À l’entrée dans l’action : Dès qu’un participant rejoint une opération, ses données doivent être saisies dans le système « Ma démarche FSE », au plus tôt après la notification de recevabilité du dossier.
Les données doivent impérativement être saisies avant le bilan final.

• À la sortie de l’action : Lorsque le participant quitte l’opération, il est nécessaire de saisir sa situation à la sortie, en incluant la date de sortie et les résultats obtenus. La saisie des données doit se faire en temps réel, mais au plus tard lors du bilan final de l’opération.
En cas de retard dans la saisie des données, des corrections forfaitaires peuvent être appliquées, conformément à la convention du programme.

LE SUIVI A L’ECHELLE DE L’OPERATION

Lorsque plusieurs actions composent une même opération, il convient de suivre les participants à l’échelle de l’opération dans son ensemble. L’entrée du participant dans la première action est considérée comme son entrée dans l’opération. De même, la sortie se fait à la dernière action de l’opération.

QUESTIONNAIRE PARTICIPANT FSE+

Questionnaire élaboré par le Ministère du Travail et de l’Emploi, pour recueillir des données à l’entrée des participants dans une opération cofinancée par le programme national Fonds social européen Plus

* Les données enregistrées dans le système d’information « Ma démarche FSE + » seront conservés conformément aux obligations de contrôle et de conservation des données imposées par les règlements européens.