Comprendre la gestion des participants dans les projets financés par le FSE+

Gohar GRIGORYAN — 2025-01-13T13:17:13Z

Le FSE + est un programme européen pour promouvoir l'emploi, la formation tout au long de la vie et l'inclusion sociale. L'Union européenne et la France se sont engagées à évaluer l'efficacité des actions financées par les crédits européens.

Le règlement UE n°2021/1060 du Parlement européen et du Conseil du 24 juin 2021 rend ainsi obligatoire la collecte de certaines données relatives à la situation des personnes qui participent à une action.

Voici tout ce qu'il faut savoir sur la gestion des données des participants dans les projets FSE+.

**DEFINITION D'UN PARTICIPANT

Pour la Commission européenne, un participant est une personne bénéficiant directement d'une intervention financée par le FSE ou le FTJ. Pour être considérée comme un participant, cette personne doit être identifiable, et des données personnelles peuvent être collectées.

– Les personnes qui bénéficient de FSE + ou du FTJ de manière indirecte ne sont pas des participants. Ainsi, des dépenses d'ingénierie de formation ne bénéficient que de manière indirecte aux personnes formées.
– Les actions de sensibilisation qui n'identifient pas spécifiquement des personnes, même si des feuilles d'émargement justifient l'opération, ou un accompagnement sous forme de guichet, sans rendez-vous et sans traçabilité des personnes accueillies et conseillées, ne donnent pas lieu à un enregistrement de participants.

**LES CRITERES POUR QUALIFIER UN PARTICIPANT

Il est essentiel de distinguer les bénéficiaires directs des bénéficiaires indirects. Seules les personnes identifiables, pour lesquelles des données personnelles peuvent être collectées, et qui bénéficient directement de l'action financée, sont considérées comme des participants. En revanche, les bénéficiaires indirects, comme ceux qui participent à des actions collectives de sensibilisation ou d'information sans interaction individuelle, ne sont pas considérés comme participants. Ces actions ne nécessitent donc pas de suivi des participants.

UN PARTICIPANT = UNE OPERATION**

Une règle fondamentale à suivre : un participant n'est comptabilisé qu'une seule fois par opération, même s'il rejoint ou quitte l'action à plusieurs reprises. En effet, l'enregistrement d'un participant se fait lors de son entrée dans la première action du projet, et sa sortie sera enregistrée lors de la dernière action. Si un participant réintègre le projet après l'avoir quitté, seules ses données de sortie doivent être mises à jour, mais son entrée dans l'opération ne changera pas.

**TEMPORALITE DE LA COLLECTE ET DE LA SAISIE

La collecte et la saisie des données des participants se font à des moments précis de leur parcours dans l'opération. Voici les grandes étapes :

• À l'entrée dans l'action : Dès qu'un participant rejoint une opération, ses données doivent être saisies dans le système « Ma démarche FSE », au plus tôt après la notification de recevabilité du dossier. Dans tous les cas elles doivent être saisies au démarrage de l'opération, une saisie régulière est ensuite recommandée : au fil de l'eau en cas de saisie directe sur l'applicatif MDFSE+ et a minima de manière trimestrielle si elle est opérée par import Excel.
Les données doivent impérativement être saisies avant le bilan final.

• À la sortie de l'action : Lorsque le participant quitte l'opération, il est nécessaire de saisir sa situation à la sortie, en incluant la date de sortie et les résultats obtenus. La saisie des données doit se faire en temps réel, mais au plus tard lors du bilan final de l'opération.
En cas de retard dans la saisie des données, des corrections forfaitaires peuvent être appliquées, conformément à la convention du programme.

**LE SUIVI A L'ECHELLE DE L'OPERATION

Lorsque plusieurs actions composent une même opération, il convient de suivre les participants à l'échelle de l'opération dans son ensemble. L'entrée du participant dans la première action est considérée comme son entrée dans l'opération. De même, la sortie se fait à la dernière action de l'opération.

**QUESTIONNAIRE PARTICIPANT

Questionnaire Participant FTJ

Questionnaire Participant FSE+

Les bénéficiaires qui choisissent d'utiliser le questionnaire papier pour la collecte des informations à l'entrée doivent saisir dès que possible ces informations dans « Ma démarche FSE+ ». Dans l'attente de leur saisie, les bénéficiaires doivent conserver les questionnaires dans un endroit sécurisé, coffre ou armoire sécurisée, pour assurer la confidentialité et la protection de la vie privée des participants, et cela jusqu'à leur destruction. Les questionnaires ne doivent pas être adressés à l'autorité de gestion ni aux organismes intermédiaires ni aux D(R)EETS.

* Les données enregistrées dans le système d'information « Ma démarche FSE + » seront conservés conformément aux obligations de contrôle et de conservation des données imposées par les règlements européens.

Guide des procédures :Suivi des indicateurs et du cadre de performance des programmes nationaux FSE+ et FTJ
Manuel : Saisie des participants

Kit d'outils pour répondre aux appels à projets

Anne Schwoerer — 2023-12-14T08:51:54Z

Kit d'outils obligatoire pour répondre aux appels à projets portés par la DREETS Grand Est

Kit d'outils

En tant que porteur de projet, vous trouverez ci-dessous des documents utiles pour votre demande de subvention et pendant le déroulement de votre action.

Pour télécharger les documents en format PDF, Word et Libre Office

Guide des principes horizontaux

Ce guide a pour objectif de sensibiliser les porteurs de projets soutenus par les fonds européens à la prise en compte des principes horizontaux, en les aidant :
– A évaluer la contribution de leurs projets et/ou de leur structure à ces principes,
– Et à les intégrer dans la réalisation de leurs projets ou de leur fonctionnement.
Pour chacun de ces trois principes, il fournit des exemples concrets de bonnes pratiques, ainsi que des suggestions de pièces justificatives. Il pourra ainsi servir de support aux bénéficiaires à la recherche d'arguments pour étoffer leur dossier de demande d'aide concernant ces trois aspects.

Base documentaire pour les porteurs de projets : Conflluence

Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS)